Domine a Produtividade Usando Apenas Ferramentas Google Gratuitas: Um Guia Prático

A busca por produtividade e organização no dia a dia não exige necessariamente o investimento em diversas ferramentas pagas. O ecossistema Google, composto por ferramentas gratuitas como Google Tarefas, Google Agenda (Calendar), Google Keep e Gmail, oferece uma solução completa para gerenciar demandas pessoais e profissionais.

O Google se apresenta como um grande parceiro para gerar produtividade, sendo capaz de abarcar muitas das nossas demandas e projetos. A seguir, detalhamos como integrar essas ferramentas de maneira eficiente, conforme o fluxo de trabalho sugerido.

1. O Ponto de Partida: Google Agenda (Calendar)

O Google Agenda é a primeira ferramenta a ser consultada no início do dia de trabalho. Ele é dedicado a tudo aquilo que possui uma data e uma hora definidas.

É crucial verificar a agenda várias vezes ao dia para garantir que nenhum compromisso seja perdido. O calendário deve ser utilizado tanto para eventos de trabalho quanto para compromissos da vida pessoal, como datas importantes ou tarefas familiares. Para uma melhor organização visual, é possível alterar a cor dos eventos, diferenciando, por exemplo, tarefas pessoais e profissionais.

O calendário também permite a criação de eventos recorrentes, como o bloqueio do horário de almoço nos dias úteis. É fundamental, contudo, deixar espaços livres na agenda para que o tempo possa ser dedicado à execução de outras tarefas.

2. Executando Tarefas com Google Tarefas (Tasks)

Quando não há compromissos agendados no calendário, o foco deve se voltar para o Google Tarefas. Esta ferramenta permite a criação de diversas listas que podem representar projetos em andamento, tanto na vida profissional quanto pessoal.

Ao escolher uma tarefa para executar a partir da lista geral, o ideal é optar por aquela que se sabe ser importante ou que, por intuição, trará o melhor avanço para a vida.

Um fluxo de trabalho eficiente envolve a execução da tarefa e sua marcação como concluída no Google Tarefas. Além disso, é altamente recomendado vincular documentos criados ou utilizados para a tarefa:

Crie documentos no Google Drive (como planilhas).
Copie o link do documento.
Cole o link nos detalhes da tarefa correspondente no Google Tarefas.

Essa vinculação garante que a tarefa esteja ligada a um documento vivo no Google Drive, que pode ser atualizado sem a necessidade de salvar repetidamente no computador.

3. Gerenciamento de Projetos Maiores: Google Keep

Para projetos maiores que funcionam como marcadores ou subprojetos, o Google Keep é a ferramenta ideal. O Keep permite gerenciar projetos complexos, organizando ações e dados.

Embora seja possível adicionar lembretes no Google Keep, é importante notar que eles são específicos da ferramenta e não geram um lembrete no Google Agenda. Para receber a notificação, o usuário deve ter o Keep no celular ou outro dispositivo com as notificações liberadas.

Um recurso interessante do Keep é a capacidade de gerar um lembrete baseado em localização: se a localização do celular estiver ativada e o usuário chegar ao local escolhido, o Keep dispara o aviso para executar a tarefa relacionada. Além disso, notas e projetos podem ser compartilhados com colaboradores por e-mail, permitindo o gerenciamento conjunto da nota no Google Keep deles.

4. O Uso Eficiente do E-mail

O uso eficiente do e-mail é essencial para a produtividade. A dica primordial é manter a caixa de entrada sempre limpa e vazia (conhecido como inbox zero). Isso deve ser feito duas a três vezes ao dia, ou uma vez por dia se o volume de e-mails for baixo.

Para gerenciar o fluxo de e-mails, o conteúdo da caixa de entrada deve ser direcionado para pastas/marcadores específicos:

Ações: E-mails que exigem leitura, resposta ou trabalho. Esta pasta funciona como o Google Tarefas para e-mails.
Arquivo: E-mails que já foram lidos e concluídos.
Aguardando resposta: E-mails enviados que necessitam de um retorno.

Para e-mails que precisam ser resolvidos em uma data específica, é possível convertê-los em tarefas diretamente do Gmail, clicando em "Adicionar ao tarefas". Ao fazer isso, é possível atribuir uma data e horário à tarefa, que aparecerá automaticamente no Google Agenda, com um link direto para o e-mail em questão, facilitando a resolução no dia agendado.

Utilizando essas ferramentas em conjunto, é possível colocar seus projetos fora da sua cabeça, em um ambiente externo gerenciável, o que é uma premissa fundamental para alcançar objetivos e metas e ter mais realizações.